בניית תכנית עבודה ממוקדת תוצאות / דוד דולב
האם תכנית העבודה היא המשך לתכנון האסטרטגי?
אין דרך אחת שהיא 'נכונה'.
יש הבונים תכנית עבודה ללא שלב התכנון האסטרטגי.
עבור אחרים, לרוב דווקא ארגונים עסקיים, תכנית העבודה היא המשך לשלב התכנון האסטרטגי ונגזרת מההחלטות שהתקבלו בשלב ההוא, אודות תחומים בהם נעסוק וכיווני הפעולה בתחומים אלה.
שלב בניית תכנית העבודה, הוא שלב החשיבה הקונקרטית. תכנית העבודה תפרט באופן מעשי, מהן המשימות הנגזרות מהתכנון האסטרטגי הרחב.
מרכיבי תכנית העבודה:
- הגדרת יעדים מרכזיים (מתוך הייעוד של הארגון ומתוך הכיוונים שהותוו בתכנון האסטרטגי או כיוונים אותם החלטנו לקדם גם ללא תכנון אסטרטגי).
- גזירת יעדי מישנה.
- בניית תכנית פעולה לכל יעד, הכוללת מדדים להערכת הביצוע.
משוב שקיבלתי ממנהלים רבים וממשתתפי סדנאות אסטרטגיות מראה כי הסכימה המצורפת מבארת מאד את התהליך. ממליץ להיעזר בה במהלך הקריאה.
גישת יעדים בחשיבה תוצאתית – מהי ?
ישנן גישות שונות לבניית תכנית עבודה. מבנה התכנית המוצעת מתבסס על גישת "יעדים בחשיבה תוצאתית". הגישה טוענת כי כדי לממש את היעדים שאנו מציבים לעצמינו, עלינו בשלב הראשון להגדיר במדויק את התוצאה המצופה. כלומר, "לאן אנו רוצים להגיע". לצורך כך, עלינו להשתמש בשפה תוצאתית.
ללא הגדרת התוצאה הרצויה, התכנית תימוג ללא ביצוע.
דוגמאות לתוצאות מוגדרות מראש:
'שיפור המכירות' – הוגדר כיוון, אך אין התחייבות קונקרטית. דבר לא יקרה, אם לא יוגדר במדויק מה הדבר שצריך לקרות.
'העלאת המכירות ב-2 מלש"ח (או ב-20%) עד לסוף השנה'. כאן הגדרנו תוצאה מדויקת אשר ניתן למדוד האם עמדנו בה או לא (בתנאי שיש נתוני סף של המכירות בנה הנוכחית).
ביטויים תוצאתיים
העובד ישלוט בתוכנת האקסל, המנהלים ידעו מה נדרש מהם בתחום Y, התל"ג לנפש יעלה, העובד יהיה בעל מיומנות Z, מספר הלקוחות יעלה, שביעות רצון הלקוחות תשתפר. כל אלה הינם ביטויים תוצאתיים המתארים ישירות מה יקרה לנושא הפעולה- לאוכלוסיית היעד.
ביטויים תוצאתיים יאפשרו תחילת תהליך תכנוני נכון, יצירתי ובו מרחב גדול של אלטרנטיבות.
המושג "יעד":
לפי גישה זו, אנו עושים שימוש במושג "יעד" בבניית תכנית עבודה (ולא משתמשים במושג "מטרה").
הגישה מגדירה היררכיית יעדים: ייעוד ארגוני, יעדים מרכזיים, יעדי משנה.
ייעוד הארגון
מצוי ברמה הגבוהה ביותר, ומהווה את הצהרת הכוונות של הארגון לטווח הארוך.
דוגמאות:
- ייעוד משרד ממשלתי הינו 'מתן שרותי _______ (בתחום העיסוק של המשרד הספציפי: שירותי תקשורת, שירות משפטי, וכן הלאה) איכותיים לאזרח ולממשל'.
- ייעוד של חברה קבלנית לבניין עשו להיות 'בניה ואספקת בתים טובים במחיר עממי'.
- ייעוד חברה קבלנית המכוונת לקהל יעד ספציפי עשוי להיות 'בניית בתים מפוארים לעשירון העליון'.
יעדים מרכזיים
יעדים מרכזיים מצויים רמה מתחת לייעוד, והם ממשיגים מטרות רחבות היקף.
יעדים הם בבחינת כיווני פעולה אליהם אנו מחליטים שהארגון יחתור.
היעדים המרכזיים נגזרים מתוך ייעוד הארגון ומתוך כיווני הפעולה שהתווינו בתהליך האסטרטגי, מתוך הנחה כי מימוש היעדים יקדם את הארגון לתפקד בצורה מיטבית וכך למלא את הייעוד שלו, תוך סגירת פערים בין הרצוי למצוי.
דוגמה ליעד מרכזי אשר יכול לחזור על עצמו בכל שנה:
- 'בנייה על פי סטנדרטים וטכנולוגיות בנייה מתקדמות'.
דוגמה ליעד מרכזי חד פעמי או משתנה, אשר נקבע על-פי מדיניות משתנה של מקבלי ההחלטות:
- שינוי המבנה הארגוני למבנה מטריציוני (באמצעות) הקמת מחלקות מטה מקצועיות ותומכות, המספקות ידע הכשרה וכח אדם, לצוותי העבודה באתרי הבנייה.
יעדים משניים
יעדים משניים מצויים ברמה נמוכה יותר והם מהווים כיווני פעולה ספציפיים. הם פורטים את היעדים המרכזיים לפעולות ספציפיות יותר.
דוגמאות ליעדים משניים (מתוך היעד המרכזי לעיל: 'שינוי המבנה הארגוני למבנה מטריציוני...'):
- איתור, גיוס והכשרת מנהלי מחלקות מקצועיים למחלקות בהקמה.
- הקמת מחלקת הדרכה לאיתור צרכי ההדרכה של המחלקות במבנה הארגוני החדש.
- הקמה ותחזוקה של פורטל ארגוני לשימור, סיווג ולהזרמת הידע בתחומים השונים, בין המטה לשטח.
היעד נותן תשובה לשאלה: "לאן אנו רוצים להגיע בעתיד הקרוב (שנה) והרחוק (מספר שנים)?".
יעד אמור לענות על השאלות:
- למי / למה ? (העסק / מחלקת מכירות).
- יקרה מה ? (ישפר את הביצועים שלו).
- באיזה תחומים ? (בתחום המכירות לשוק הפרטי).
- ועד מתי ? (עד סוף השנה הקרובה).
היעד מהווה תיאור של מגמת השינוי המתוכנן בתחום מסוים.
נשתמש במילות מפתח כמו: העלאה, הגברה, שיפור, הקטנה, שימור המצב הקיים, יצירת, בניית, הקמת, הטמעת. (כלומר, לאיזה כיוון יתפתח התחום המדובר).
יעד הוא: חיובי, תוצאתי, מציאותי. בר השגה במלואו במאמץ סביר, בתחום שהוא בשליטתך ו/או בהשפעתך.
חשוב להגדיר לכל יעד מדד להצלחה, זאת כדי שנוכל לבחון ולראות האם אכן אנו מצליחים לממש את היעד שהצבנו לעצמנו.
מדד להצלחה – מהו ?
לכל יעד נגדיר מדד או מדדים להצלחה. כלומר, מה הקריטריונים לפיהם נמדוד את השגת היעד, כך שנדע שאכן היעד הושג ?
ישנם 5 סוגי מדדים / קריטריונים:
- כמות (ערך מוחלט / אחוזים).
- זמן (זמן ממוצע, זמן לסגירת מעגל ביצועי / לתהליך).
- עלות (הון, כ"א, ציוד, עלות מוצר / עלות שרות / עלות תהליך וכד').
- ליקויים / איכות (שיעור התלונות, שיעור המוצרים שאיכותם טובה לשיווק).
- שביעות רצון (לקוחות, ספקים, עובדים).
תכנית פעולה
תכנית הפעולה מצויה ברמה התחתונה ביותר, והיא מהווה כלי ביצועי המתווה את הדרך להגשמת מלוא היעדים שהגדרנו.
לכל יעד נגדיר בנפרד טבלה לתכנית פעולה משלו.
השלב האחרון בבניית תכנית העבודה הנו כתיבת תכנית פעולה המפרטת את כל המשימות הנדרשות למילוי היעד.
תכנית הפעולה מכילה את כל הפרמטרים הנדרשים לביצוע ולמעקב עצמי אחר הביצוע, החל מהגדרת המשימה, דרך הגדרת האחראים והשותפים, לוחות זמנים, עיתוי ומועד לסיום המשימה, ועד להיערכות לקראת הסיכונים שמא משהו יכשיל את העמידה ביעד.
הסכימה הבאה מתארת מבנה של תכנית העבודה וכוללת פירוט של פרמטרים שניתן לכלול בתכנית הפעולה:
ועכשיו – לביצוע:
עם סיום כתיבת תכנית העבודה, נעבור לשלב היישום הנמשך על פני כל שנת העבודה ולעתים אף מעבר לכך, בהתאם לתכנון.
כאן חשובים הביצוע, הבקרה (העצמית) אחר ההתקדמות, ואחריות הדרג הניהולי במתן התמיכה, האמצעים והמשאבים למימוש תכנית העבודה. בנוסף, המנהלים מהווים את המשענת ואמורים לסייע לגבור על מכשולים בדרך למימוש התכנית. בבחינת:
אל תשאל: 'מדוע לא הצלחת ?'
תשאל: 'במה אנו יכולים לעזור לך כדי להצליח?' שהרי האחריות היא משותפת.
ייחודיות המודל שלי:
המודל שלי מערב 2 אלמנטים מרכזיים:
- התהליך האסטרטגי הרחב:
- תכנון אסטרטגי; זום אאוט וחשיבה אבסטרקטית.
- גזירת תכנית העבודה; תהליך חשיבה קונקרטית וכתיבת תכנית העבודה.
- ביצוע התכנית.
- מעקב ההתקדמות בביצוע.
2. תהליך מקביל של פיתוח מיומנויות ניהול ומנהיגות, מותאם אישית וארגונית.
- תכנית העבודה הינה הזדמנות עבור המנהל להגדיר ולפתח מיומנויות ניהול ומנהיגות שברצונו לפתח, אם אצלו, אם בקרב המנהלים הכפופים לו, או בקרב העתודה הניהולית.
