תהליך תכנון אסטרטגי ובניית תכנית עבודה / דוד דולב
מהו תהליך התכנון האסטרטגי?
תהליך התכנון האסטרטגי דומה למעין 'חשבון נפש' ארגוני, המתבצע בארגון עסקי וציבורי כאחד. זוהי הערכת מצב הבוחנת את פעולות העבר (הקרוב), את תמונת המצב בהווה וחשיבה על מספר חלופות לעתיד.
התוצר של התכנון האסטרטגי הם הכיוונים שנבחרו אל העתיד הרצוי.
מתוך כיוונים אלה, הארגון יתווה את תכנית העבודה שלו לשנה או לשנתיים הבאות.
מאמר זה יתמקד בשלב התכנון האסטרטגי. לפירוט אודות כתיבת תכנית העבודה, ראה מאמר המשך "בניית תכנית עבודה ממוקדת תוצאות".
מטרת התהליך התכנוני:
לקדם את הארגון באמצעות פעולה לפי תכנית שנבנתה מראש. הניסיון מראה כי ארגונים הפועלים לפי תכנון מראש, מגיעים להישגים גבוהים יותר בצורה משמעותית.
2 שלבים לתהליך האסטרטגי הרחב:
1. שלב החשיבה האבסטרקטית – הוא שלב התכנון האסטרטגי. מעין זום-אאוט ארגוני.
2. שלב החשיבה הקונקרטית – זהו תרגום של התכנון האסטרטגי לתכנית עבודה מפורטת: יעדים מרכזיים, יעדי משנה, הגדרת משימות, חלוקת עבודה לביצוען ותכנית למעקב אחר הביצוע (זום-אין).
ישנם ארגונים הבוחרים לבנות ישר את תכנית העבודה ללא שלב התכנון האסטרטגי המקדים, בעוד אחרים מוצאים הזדמנות להסתכלות רחבה על הארגון ועל סביבתו ומתוך כך מגדירים את הכיוונים לעתיד.
אין דרך אחת שהיא 'נכונה'. יש דרך שהיא נכונה לארגון הספציפי שלך, לעת הזו ולאפשרויות העומדות בפניכם.
נתלבט יחדיו.
נסמן נתיבים אפשריים.
אתם תבחרו את הדרך.
מודל ייחודי
מודל העבודה שלי שונה ממודלים אחרים במספר אפיונים:
- פשוט ופרקטי: שמירה על תכניות העבודה עצמן ככלי עבודה ניהולי פשוט ופרקטי.
- הוספת מרכיב של פיתוח אישי למנהלים: במקביל לתהליך הארגוני, תבחרו מיומנות ניהול ומנהיגות לפיתוח אישי התואמת לשלבי התכנון והביצוע.
- גמישות בדרג בו מתבצע התכנון: האם רק תת-יחידה? רק ההנהלה? כלל הארגון מלמעלה למטה? מניסיוני, כל מבנה אפשרי: לכל מנהל השפעה על חלקת אלוהים הקטנה לו. ביצעתי תכנון מלמעלה למטה בכל הדרגים. ביצעתי גם רק בהנהלה הבכירה, וביצעתי רק ביחידות מישנה. אם ברצונך לקדם, לשנות ולהשפיע, אין זה משנה האם הרמות מעליך פועלות ללא תכנית עבודה. עדיין ביכולתך להשפיע על היחידה שלך.
- דרך העבודה מותאמת לבחירתכם: כל מנכ"ל, מנהל או ארגון בוחרים את דרך העבודה המתאימה לכם:
- בסדנה אסטרטגית רחבת משתתפים, יועץ לצד המנהל?
- בליווי והנחייה לצד הנהלת היחידה או העסק?
- בליווי אישי של המנהל מאחורי הקלעים?
- בדרך אחרת?
נתלבט יחדיו להחלטת מנהל הארגון או תת היחידה.
רקע לתיאור התהליך:
התיאור שלהלן מפורט במטרה לתת רקע אודות תהליך התכנון האסטרטגי. המושגים מוכרים למי שכבר עסק בזה, ופחות למי שטרם.
מטרת התכנון היא להתוות את הכיוונים אל העתיד הרצוי.
התהליך עצמו פשוט ממה שנראה בתחילה. חשוב להדגיש כי אני מוביל סדנאות אסטרטגיות בצורה פשוטה מינימליסטית ובהירה מעל ל-20 שנה בהנהלות בכירות (מנכ"לים, מפקדי אוגדה) ובהנהלות זוטרות (עסקים קטנים ומוסדות ציבור) כאחד.
משוב שקיבלתי ממנהלים רבים וממשתתפי סדנאות אסטרטגיות מראה כי הסכימה שלי מבארת מאד את התהליך. ממליץ להיעזר בה במהלך הקריאה.
מטרת התכנון היא להתוות את הכיוונים אל העתיד הרצוי.
מה מכיל שלב התכנון האסטרטגי?
צוות התכנון האסטרטגי מבצע תהליך חשיבה, במטרה לגבש לעצמו תמונת מצב של הארגון. תמונה זו תכיל התבוננות על העבר, על ההווה ועל העתיד האידיאלי. על הצוות להתמודד עם מספר שאלות:
- מהו הייעוד של הארגון?
- מהו החזון הארגוני שלנו? (דהיינו, כיצד הארגון ייראה במיטבו בשנים הקרובות?).
- מהם הדגשים של הרמה הממונה / של הדירקטוריון?
- בניית תמונת מצב:
- ניתוח פעולות ותוצאות העבר.
- ניתוח המציאות הפנימית והחיצונית בהווה.
- לאור הנ"ל: מיפוי תחומי הפעילות והכיוונים האפשריים לעתיד.
- בחירת הכיוונים אליהם נצעיד את הארגון.
מתי מבצעים תכנון אסטרטגי?
רצוי לבצע תכנון אסטרטגי בסמוך לסיום שנת עבודה ולקראת שנת העבודה הבאה. עם זאת, לעתים נבצע תכנון אסטרטגי הנובע מצורך מיידי, כמו הזדמנות חדשה שזוהתה ומצריכה הערכות מחדש.
לדוגמה, חברת סקרים. הממשלה נפלה ומערכת הבחירות הוקדמה. המצב מצריך שיווק יזום ואגרסיבי של מוצרי החברה לשוק המתעורר, עמידה מול מתחרים, היערכות למכרזים, הידוק הקשרים האישיים עם בעלי העניין, גיוס כוח אדם מתאים ועוד פעולות רבות אשר כדאי לבצע לקראתן תכנון נכון ומהיר.
כניסת מתחרים חדשים לשוק ורגולציות חדשות הן דוגמה נוספת לצורך בתכנון מיידי ומהיר (ראה כניסת חברות תקשורת אל השוק, אשר אילצו את החברות הוותיקות לבצע היערכות מחודשת ולתת מענה מתאים, כמו הורדת מחירים ו/או צעדים לשימור לקוחות.
באיזה דרג של הארגון יבוצע התכנון האסטרטגי?
התכנון יכול להתבצע או להתחיל בכל דרג של הארגון. כל דרג אחראי לקידום היעדים הארגוניים הנמצאים תחת שליטתו. כאן טובה האמרה אודות היכולת של כל אחד מאתנו להשפיע על חלקת אלוהים הקטנה שלו;
הנהלת הארגון או תת היחידה תתכנן את הפעולות שבשליטתה. פעולות אלה יבוצעו על-ידה ועל-ידי הדרגים שתחתיה. הדרג מתחת, יהיה שותף בביצוע של תכנית העבודה של הדרג שמעליו, אך יכול להוסיף לכך את תוצרי התכנון שלו כלפי עצמו וכלפי הדרג מתחתיו. זאת כמובן בתנאי שפעולות אלה תואמות את כיווני הפעולה של הדרגים שמעליו. וכך הלאה, עד לרמת הצוות הבודד.
לדוגמה: ברמת החטיבה הוחלט לשדרג את מערכות המחשוב. האגפים שמתחת יהיו שותפים לתהליך ההטמעה של המערכות החדשות.
בהמשך לתכנון בדרג החטיבה, ורצוי בסמוך אליו, גם בדרג האגף יבצעו תהליך תכנון דומה. בתהליך יזהו נקודות שברצון האגף לקדם, כמו צורך לשפר את היחסים בין העובדים באגף. לפיכך, לאגף יהיו תוצרי תכנון ותכניות ביצוע נוספים לאלה של החטיבה.
התהליך יכול להמשיך ולהתבצע הלאה, עד לרמת הצוות הבודד אשר יבצע תהליך תכנון לקידום נושאים שחשובים לצוות. יש הממשיכים זאת עד לרמת תכנית העבודה הפרטנית של כל מנהל ועובד, המכילה את מרכיבי תכנית העבודה של הארגון. העובד יימדד על הביצוע ולעתים יקבל הערכת עובד על-פי הישגיו אלה.
מי המשתתפים בתהליך התכנון האסטרטגי?
הדבר נתון להחלטת המנהל. יש מנהלים הבוחרים לבצע תהליך תכנון אישי ולהכתיב את התכנון שלהם לצוות / לעסק. אחרים ירצו להוביל תהליך עם מטה הארגון או עם כלל הדרגים.
מיקום היועץ: האם בחזית? מאחורי הקלעים? לצד המנכ"ל? כל בחירה היא נכונה לאותו המנהל ותלויה בגורמים רבים: ניסיון המנכ"ל / המנהל, הסגנון הניהולי שלו, מטרותיו, בשלות הארגון ועוד. כל דרך היא טובה בתנאי שנעשתה חשיבה מקדימה אודות המטרה, יתרונותיה וחסרונותיה.
לצורך המחשת התהליך, אציג גישה לפיה הנהלת העסק מובילה את תהליך התכנון האסטרטגי והמנכ"ל בראשם. הגיבוי של ראש הארגון, מהווה לעתים תנאי להתממשות ולהפיכת התכנון לתכנית עבודה מעשית. כאמור, יש הממליצים כי לתהליך התכנוני יצורפו אנשים מכל דרגי הארגון, זאת מכמה סיבות:
- עובדים בדרגים השונים, מביאים עימם זוויות ראיה נוספות לאלה שנמצאים בדרג העליון.
- השתתפות דרגי ביניים ודרגים נמוכים, יוצרת בקרבם הבנה של הרציונל העומד מאחורי התכנון וגם מחויבות ביצועית גבוהה ליישום התכנית בשלב מאוחר יותר.
- השתתפות דרגים נמוכים מאפשרת העברת מסרים מן ההנהלה אל השטח, באופן בלתי אמצעי, ומגבירה את הזדהות דרגים אלה עם מטרות הארגון.
- השתתפות דרגי הביניים מהווה עבורם מודל לימוד לצורך ביצוע תהליך דומה ביחידות עליהן הם ממונים, בבחינת "ממני תראו וכן תעשו" (גדעון, שופטים ז', יז).
- לבסוף, השתתפות דרגים נמוכים, מהווה כלי חניכה ממדרגה ראשונה להתפתחות האישית של כל משתתף.
שלב תכנון תכנית העבודה:
כפי שציינתי בראשית המאמר, שלב זה מהווה תרגום התכנון האסטרטגי לתכנית עבודה מפורטת המכילה: יעדים מרכזיים, יעדי משנה, הגדרת משימות, חלוקת עבודה לביצוען ותכנית למעקב אחר הביצוע.
לפירוט אודות כתיבת תכנית העבודה עצמה, ראה מאמר המשך "בניית תכנית עבודה ממוקדת תוצאות"
שלב הביצוע של תכנית העבודה:
סוף התהליך האסטרטגי הרחב, מהווה סמן לתחילת יישומה של תכנית העבודה אשר הופקה באמצעותו.
כאן חשובים הביצוע, הבקרה (עצמית ו/או ממונה) אחר ההתקדמות, ואחריות הדרג הניהולי במתן התמיכה, האמצעים והמשאבים למימוש תכנית העבודה.
ייחודיות המודל שלי:
המודל שלי מבוצע במקביל על 2 אלמנטים: פיתוח ארגוני (תהליך התכנון האסטרטגי ותכנית העבודה) לצד פיתוח אישי של המנהלים.
תכנית העבודה מהווה הזדמנות לשים את האצבע של המנהל על מיומנויות אישיות שברצונו לפתח, אם אצלו, אם בקרב המנהלים הכפופים לו, או בקרב העתודה הניהולית.
המיומנויות מותאמות אישית וניהולית לצרכי הארגון הספציפי ומתוך הגדרה משותפת עם המנכ"ל.
רוצים לשמוע בהרחבה?
